Учредявам си фирма и имам нужда от добър счетоводител. Преди да наема някого, е добре да се запозная по-добре с работата на счетоводителите.

Как да наема счетоводител?

Счетоводителят може да е работник или служител в предприятието ми и тогава се намира в трудови отношения с мен като негов работодател. 

Възможно е и да сключа граждански договор с физическо лице – счетоводител, което да води счетоводството ми. 

В най-честия случай намирам счетоводна кантора. Това е специализирано счетоводно предприятие, регистрирано като търговец в Българския търговски регистър или регистрирано юридическо лице по законодателството на друга държава-членка на ЕС с предмет на дейност счетоводство. 

Какво образование/квалификация трябва да притежава счетоводителят ми?

Счетоводителят може да бъде: 

  • с висше счетоводно-икономическо образование и стаж в областта на счетоводството, външния, вътрешния одит и финансовата инспекция, данъчните ревизии или като преподавател по счетоводство и контрол, съответно:
    а) при магистърска степен – 2 г.;
    б) при бакалавърска степен – 3 г.;
    в) при степен “професионален бакалавър” – 4 г.
  • с друго висше икономическо образование и 5 г. стаж в областта;
  • средно икономическо образование и 8 г. стаж като счетоводител.

Счетоводител може да е само този, който не е осъждан за общо стопанско престъпление (напр. стопански подкуп, нарушаване на ценовия режим в страната и др.).

Каква отговорност носи счетоводителят ми?

ВАЖНО! Добре е да знам, че долуизброените задължения на счетоводителя всъщност са задължения на моето предприятие като цяло и на мен като негов ръководител. Например ако годишен финансов отчет не е съставен, глоба ще понасе моето предприятие, а не счетоводната кантора, която работи за него. 

Това каква отговорност носи счетоводителят спрямо мен се определя от договора, който сме сключили. Ако той е трудов, то счетоводителят носи дисциплинарна отговорност.  Ако той е граждански или търговски, то отговорността му е за неизпълнение или неточно изпълнение, а може и да дължи неустойки.

Счетоводителят носи лична наказателна отговорност, когато избегне плащането или установяването на данъчни задължения, като унищожи, укрие или не съхрани счетоводни документи, когато не спазва счетоводното законодателство или състави счетоводен документ с невярно съдържание или го подправи. При извършване на такова престъпление може да му бъде наложено наказание лишаване от свобода от 1 до 6 години и глоба до 2000 лв. 

Какви са правата на счетоводителя ми?

За да може счетоводителят ми да върши добре работата си, логично е да му осигурявам достъп до документацията и счетоводната информация. Освен това самата документация трябва да се води точно от моето предприятие и да съдържа вярна информация. Няма как да очаквам счетоводителят да се справя успешно със задачите си, ако не му осигурявам достъп до вярна и точна информация за стопанските дейности на фирмата ми.

Какви са задачите, които счетоводителят ми може да извършва?

ВАЖНО! Задълженията на счетоводителя се определят от договора, който съм сключил с него. Това означава, че аз като ръководител определям кои от задълженията, които законът ме задължава да извършвам, прехвърлям на счетоводителя и кои запазвам за себе си. Долуизброените задачи на счетоводителя са примерни и най-често срещани.

  • Ръководене на счетоводната дейност на моята фирма

Основното задължение на счетоводителя е да организира счетоводната дейност в предприятието ми и да съставя и отчита финансови отчети. Ето защо счетоводителите са известни още като “съставители на финансови отчети”. Именно счетоводителят определя по какъв начин ще се събира и пази счетоводната информация. Щом го наема, счетоводителят следва да ми разясни какъв ред желае да следвам аз и работниците и служителите в предприятието ми. 

  • Събиране и проверка на счетоводната информация

Той има право да изисква всякаква счетоводна информация и/или счетоводни документи от мен и служителите ми. Счетоводни документи са тези, които съдържат информация за извършване на т.нар. “стопански операции” – действия, свързани с осъществяваната от мен стопанска дейност. Например аз се занимавам с ресторантьорство и зареждам домати, с които произвеждам салати за моите клиенти. Самото купуване на домати е стопанска операция.

Счетоводните документи биват първични и вторични. Първичният счетоводен документ е този, който носи информацията за стопанската операция. Например това са фактурата, касовият бон, билетът за градски транспорт, който ми носи служител, за да възстановя разходите му за предвижване до работа и др. Вторичният счетоводен документ е обикновено списък със стопански операции, който е съставен на база събрана информация от първични документи. Такъв списък може да бъде разделен на дялове/видове счетоводни операции и др. деления, т.е. счетоводната информация в него е диференцирана. 

  • Проверка и/или водене на счетоводни регистри

Моето предприятие следва да води счетоводни регистри. Регистрите съдържат счетоводната информация, събрана от първичните и вторични счетоводни документи, за определен период от време. Самият регистър също е счетоводен документ.

Различните регистри трябва да имат връзка помежду си и информацията в тях да не е противоречива. Счетоводителят ми трябва да има достъп до тези регистри и да следи за правилното им водене. Именно той проверява дали отделните регистри съдържат непротиворечива информация и дали има връзка между тях. Важно! Счетоводителят не бива да допуска отчитане на стопански операции в книги или регистри, които не са счетоводни. Ако регистърът е непълен или съдържа неточна информация, той следва да ме информира за това и да направим необходимите корекции. 

  • Месечно и годишно приключване на регистри

Счетоводителят освен това извършва междинно и годишно приключване на счетоводните регистри. Това обикновено се прави за всеки отделен месец и за цялата година. 

  • Инвентаризация

Той извършва и инвентаризация. Това е периодична проверка на пасивите и активите на предприятието ми. Освен това счетоводителят следи и за собствения капитал на фирмата, както и всички приходи и разходи. 

  • Съхранение на счетоводна информация

Счетоводителят следва да пази счетоводните регистри и финансовите отчети на моята фирма в продължение на 10 години. Ако сменям счетоводителя, то старият ми счетоводител трябва да предаде цялата документация на определено от мен лице. Най-често това е новият счетоводител, но мога да определя и друг служител да приеме документацията.

  • ”Източници”

    Закон за счетоводството (ЗСч):

    чл.3 – относно задължението за текущото счетоводно отчитане на предприятието;
    чл.4 – относно това какво е счетоводен документ и видовете счетоводни документи;
    чл.9 – относно недопустимостта да се отчита счетоводна информация извън счетоводни документи;
    чл.11 – относно изграждането и поддържането на счетоводната система на предприятието;
    чл.12 – относно съхраняването на счетоводната информация;
    чл.14 – относно предаването на счетоводната информация при прекратяване на взаимоотношенията със счетоводителя;
    чл.16 – относно задълженията на ръководителя на предприятието по закон, които задължения ръководителят изпълнява чрез назначаването на счетоводител;
    чл.17 – относно съставянето на междинни, годишни и консолидирани отчети;
    чл.18 – относно условията, на които трябва да отговаря едно лице, за да извършва счетоводна дейност;
    чл.23 – относно общите изисквания за финансови отчети;
    чл.24 – относно правилното водене на финансови отчети;
    чл.28 – относно инвентаризацията;
    чл.34 – относно приложимата счетоводна база;
    Глава девета – относно административнонаказателната отговорност на предприятието и ръководителя му.

    Наказателен кодекс (НК):

    чл. 255, ал.1 – относно наказателната отговорност на счетоводителя.