Електронен подпис. Как и защо?

С електронен подпис мога да подписвам договори, заявления и други документи от разстояние. Правната му сила зависи от вида на подписа и от изискванията за конкретното действие. Подписването удостоверява връзката с подписващия, но не прави автоматично истинно всичко написано в документа.

Какво е електронен документ?

Това е съдържание, съхранявано в електронна форма — например текст, звук или изображение. По Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) писмената форма се смята за спазена при електронен документ, съдържащ електронно изявление. Когато законът изисква и подпис, трябва да се изпълни съответното изискване за подписване.

Електронният документ не става „официален“ само защото е подписан с квалифициран електронен подпис. Например моята данъчна декларация си остава мое изявление; видът на документа и отговорността за неверни данни се определят от приложимия закон.

Какви видове електронен подпис има?

• Електронен подпис — електронни данни, прикрепени или логически свързани с други електронни данни, които използвам, за да се подпиша. В конкретен контекст това може да бъде изписано име или друг начин за изразяване на съгласие. Самото наличие на име или изображение обаче не доказва непременно кой е подписал.
• Усъвършенстван електронен подпис — свързан е еднозначно с подписващия, позволява идентифицирането му, създава се с данни под негов контрол при високо ниво на доверие и позволява да се откриват последващи промени в подписаното съдържание.
• Квалифициран електронен подпис (КЕП) — усъвършенстван подпис, създаден чрез квалифицирано устройство и основан на квалифицирано удостоверение за електронен подпис. Той има правната сила на саморъчен подпис.

Подписващият по европейския регламент е физическо лице. Когато подписвам от името на дружество, е необходимо да имам и представителна власт. Електронният печат на юридическо лице служи за удостоверяване на произхода и целостта на данните; той не замества автоматично волеизявлението и подписа на представителя.

Кога електронният подпис ме обвързва?

Не може да се отрече правното действие на подписа или допустимостта му като доказателство само защото е електронен или не е квалифициран. За електронния и усъвършенствания електронен подпис ЗЕДЕУУ допуска страните да уговорят равностойност със саморъчния подпис. Такава уговорка може да се съдържа и в приети общи условия, затова ги прочитам преди използването на услугата.

За КЕП равностойността произтича от закона. Квалифициран подпис, основан на квалифицирано удостоверение, издадено в една държава от ЕС, се признава като такъв и в останалите държави членки.

КЕП не замества всяка специална форма. Ако сделката изисква нотариален акт или нотариално удостоверяване, обикновеното подписване на електронен файл с КЕП не е достатъчно. Проверявам и дали адресатът е длъжен или се е съгласил да приема електронни изявления, както и предвидения начин за подаване.

Подписан документ или платежна операция могат да бъдат оспорвани на приложимите основания. Електронният подпис не премахва защитата срещу измама, неразрешено използване или други пороци на сделката.

За какво мога да използвам КЕП?

КЕП се използва за електронни административни услуги, подаване на документи пред институции, договори и служебна кореспонденция. Конкретният портал определя допустимите средства за идентификация, формата на файла и начина за подписване. Някои услуги допускат персонален идентификационен код или друг способ; не всяка електронна услуга изисква КЕП.

Проверявам дали трябва да подам заявление за достъп или да заявя представителството си. Фактът, че имам КЕП, сам по себе си не ме упълномощава да действам за друго лице. При подаване пазя и потвърждението за получаване, входящия номер и точния изпратен файл.

Как да получа и използвам КЕП?

Избирам доставчик и проверявам квалифицирания статут на съответната услуга в информацията и доверителния списък на Комисията за регулиране на съобщенията. Доставчикът установява самоличността ми по допустимия ред и ми предоставя условията за услугата, срока на удостоверението, цената и правилата при загуба или компрометиране.

Подписването може да е с карта или друго защитено устройство, както и от разстояние чрез квалифицирана услуга за управление на устройство. Следвам указанията за конкретния продукт. Не е задължително всеки КЕП да изисква четец за карта и отделен носител при мен.

Пазя данните за създаване на подписа и средствата за достъп до тях. Не споделям кодове за потвърждение и не одобрявам заявка, преди да съм проверил документа и получателя.

Как да проверя подписан документ?

Проверката трябва да обхване подписващия, целостта на съдържанието, удостоверението и неговия статус към относимия момент. Снимка на подпис или надпис „подписано електронно“ не е достатъчна. Пазя електронния оригинал заедно с отделния файл на подписа, ако той не е вграден в документа.

Изписаната от компютъра дата не е равнозначна на квалифициран електронен времеви печат. Квалифицираният времеви печат се ползва с презумпция за точност на датата и часа и за цялост на данните, с които те са обвързани.

Изтичането на срока на удостоверението не обезсилва автоматично всички документи, подписани преди това. Значение имат валидността при подписването и доказателствата за нея. За документи, които ще се пазят дълго, осигурявам подходящо съхранение на подписа, времевите печати и данните за валидиране.

Какво правя при загуба или съмнение за злоупотреба?

Незабавно се свързвам с доставчика по официалния канал за спиране или прекратяване на удостоверението. Не чакам срока му да изтече. При необходимост уведомявам и засегнатата институция, банка или договорен партньор за конкретното неразрешено действие.

ЗЕДЕУУ предвижда временно спиране за необходимия срок, но до 48 часа, при посочените в чл. 26 основания. За искане от титуляря или лице, което според обстоятелствата може да знае за нарушена сигурност, следва да се съобразят и договорените условия. Временното спиране е различно от окончателното прекратяване. При искане за прекратяване доставчикът проверява самоличността на титуляря.

Правна основа: чл. 1–5, 13 и 26–28 ЗЕДЕУУ; чл. 3, 24а–29а, 32–35, 41 и 46 от Регламент (ЕС) № 910/2014, изменен с Регламент (ЕС) 2024/1183.

Автор: Станислава Недялкова. Актуализира: Боряна Русева.